مسؤول عقود Contracting Specialist

هدف الوظيفة:

ضمان أداء جميع الإجراءات اللازمة لإتمام العقود وضمان الامتثال لشروطها وحماية مصالح الهيئة في العلاقات التعاقدية.

المسؤوليات الإدارية:
• دعم مدير إدارة المشتريات في وضع الأهداف وإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة.
• دعم مدير إدارة المشتريات في تحديد احتياجات الإدارة السنوية من القوى العاملة.
• دعم مدير إدارة المشتريات في إعداد تقارير الأداء الدورية للإدارة.
المسؤوليات التشغيلية:
• مساعدة مدير إدارة المشتريات في وضع خطة مشتريات سنوية، والتي تشمل تقديرات المشتريات والتوقيت والتكلفة.
• دراسة الأعمال المطلوب طرحها في منافسة وإعداد كراسة الشروط والمواصفات بمشاركة الجهة المستفيدة.
• إعداد تعاميد الشراء المباشر.
• اتخاذ الإجراءات النظامية للإعلان عن المنافسات في الصحف.
• متابعة صدور الإعلان عن المنافسات في الصحف.
• إعداد قرارات ومحضر فتح المظاريف وصياغتها من الناحية النظامية.
• تدقيق العطاءات والعروض المقدمة من الناحية النظامية والمالية لمعرفة مدى اكتمال العطاءات نظاميًا وحسابيًا وفق الأنظمة والتعليمات.
• الاشتراك في لجان المناقصات المشتريات وإعداد محضر لجنة البت واستكمال الاجراءات النظامية للترسية.
• إعداد وصياغة العقود والتأكد من اشتمالها على كافة الشروط النظامية وطبقا للأنظمة والتعليمات.
• إعداد الإنذارات وخطابات الاستعجال في حالات عدم التزام المقاولين بالمدة أو المخالفة في تنفيذ شروط العقد.
• مساعدة مدير المشتريات في وضع وتحديث معايير ومقاييس اختيار الموردين ومزودي الخدمات.
• التأكد من تقيد الموردين ومزودي الخدمات بالمعايير والضوابط والسياسات والإجراءات ومقاييس الأداء، ومراقبة نفقات الموردين ومزودي الخدمات.
• بناء وتحديث قاعدة بيانات تضم جميع طلبات العروض.
• تنسيق عملية طلب العروض مع الأطراف الداخلية / الخارجية ذات الصلة.
• بناء وتحديث على قاعدة بيانات بكل العقود السارية / المعلقة / المنتهية، بما في ذلك معلومات عن نوع العقد، والمورد / مزود الخدمة، والكميات، إلى آخره.
• حصر مشكلات العقود وتنسيق الأنشطة مع الأشخاص المعنيين، لضمان إنجاز المهام في وقتها.
• أية مهام يُكلف بها في مجال اختصاص الوظيفة.

Job Objective:

Ensure the performance of all procedures necessary to complete contracts, ensure compliance with their terms, and protect the GASTAT's interests in contractual relations.

Administrative responsibilities:

• Support the Director of Procurement Department in setting goals and preparing key performance indicators for the department.
• Support the Director of Procurement Department in identifying the department's annual workforce needs.
• Support the Director of Procurement Department in preparing periodic performance reports for the department.

Operative responsibilities:

• Assist the Director of Procurement Department in developing an annual procurement plan, which includes procurement estimates, timing, and cost.
• Study the works required to be put forward in a competition and prepare a brochure of conditions and specifications with the participation of the beneficiary.
• Preparation of directives of direct purchase.
• Taking the legal procedures to announce the competitions in the newspapers.
• Following up on the announcement of the competition announcement in newspapers.
• Preparing decisions and minutes of opening envelopes and drafting them from the legal point of view.
• Checking the bids and offers submitted from the legal and financial point of view to see the extent to which bids are completed, systematically and mathematically, in accordance with the regulations and instructions.
• Participating in the procurement tender committees, preparing the minutes of the decision committee, and completing the regulatory procedures for awarding.
• Preparing and drafting contracts and ensuring that they contain all the statutory conditions and in accordance with the regulations and instructions.
• Preparing warnings and letters of urgency in cases of non-compliance with contractors for the period or violation in the implementation of the terms of the contract.
• Assist the Procurement Manager in developing and updating criteria and standards for selecting suppliers and service providers.
• Ensure that suppliers and service providers adhere to standards, controls, policies, procedures, and performance measures, and monitor suppliers and service provider's expenditures.
• Building and updating a database that includes all requests for proposals.
• Coordinate the RFP process with relevant internal/external parties.
• Building and updating a database of all current/pending/expiring contracts, including information on contract type, supplier/service provider, quantities, etc.
• Inventory contracts problems and coordinate activities with the concerned persons, to ensure that tasks are completed on time.Any tasks assigned to him in the field of competence of the job.

المؤهلات التعليمية:
شهادة الماجستير أو البكالوريوس من جامعة معترف بها في المالية أو المحاسبة أو مجال ذو صلة.
يفضل حمل شهادة مهنية في المالية أو المحاسبة أو ذات صلة بالوظيفة.الإلمام باللغة الإنجليزية.

الكفاءات والمهارات:
1. القدرة على تطبيق القواعد والقوانين المرعية والامتثال لها وتطوير السياسات والاجراءات التي تضمن امتثال الهيئة لها.
2. القدرة على تحديد كافة احتياجات الهيئة من مواد وخدمات ووضع خطة سنوية لمشتريات الهيئة.
3. القدرة على تطوير وطرح المناقصات واختيار الموردين ومزودي الخدمات الأنسب لضمان توفير احتياجات الهيئة بجودة وفعّالية عالية.
4. القدرة على إعداد وإدارة العقود مع الموردين ومزودي الخدمات ومعالجة أي تقصير من طرفهم في تنفيذ بنود وشروط العقد.
5. القدرة على تنفيذ عمليات استلام وصرف المواد والقيام بالجرد الدوري لتحديد الفروقات في المخزون.
6. القدرة على ادارة كافة الأنشطة المتعلقة بإدارة الوثائق والسجلات والتي تشمل فهرسة وأرشفة وترتيب واتلاف والتخلص من المستندات والوثائق المنتهية الصلاحية.
الكفاءات والمهارات السلوكية:
1. القدرة على العمل بشكل جماعي وبروح الفريق الواحد والتعاون بشكل منسجم مع أعضاء الفريق من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.
2. القدرة على تعديل سلوكيات العمل والتكيف مع التغيير والعمل بشكل فعّال في مختلف الظروف والبيئات.
3. القدرة على الاستماع والطرح والإقناع من خلال التعبير عن الأفكار والآراء بطريقة تتلاءم وتتوافق مع الموقف من مختلف جوانبه والامتثال بالإحترافية في الحوار.
4. القدرة على تقديم أعلى مستويات الجودة، وتقديم الخدمات باحترافية ومهنية عالية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وتلبية متطلباتهم في الوقت المطلوب وفقاً للاحتياجات.
5. القدرة على فهم احتياجات العملاء والسعي لتقديم الخدمات اللازمة لتلبية هذه الاحتياجات باحتراف ومهنية عالية.
6. القدرة على جمع وتنظيم البيانات والأفكار المختلفة حول مسألة معينة والعمل على تحليلها من أجل فهم مسبباتها والتنبؤ بنتائجها، واتخاذ قرارات منطقية حولها.

Educational Qualifications:

Master's or Bachelor's degree from a recognized university in Finance, Accounting, or a related field.

It is preferable to hold a professional certificate in finance, accounting, or job-related. Proficiency in the English language.

Competences and skills:

1. Ability to implement and comply with applicable rules and laws and develop policies and procedures that ensure GASTAT’s compliance with them.
2. Ability to determine all GASTAT’s needs in terms of materials and services and to develop an annual plan for GASTAT’s purchases.
3. Ability to develop and submit tenders and choose the most appropriate suppliers and service providers to ensure that GASTAT’s needs are met with high quality and effectiveness.
4. Ability to prepare and manage contracts with suppliers and service providers and address any failure by them in implementing the terms and conditions of the contract.
5. Ability to carry out the processes of receiving and disbursing materials and carrying out periodic counts to determine the differences in inventory.
6. Ability to manage all activities related to document and records management, which include indexing, archiving, arranging, destroying, and disposing of expired documents and documents.

Behavioral competencies and skills:

1. Ability to work with others with team spirit, and maintain team harmony to achieve common goals.
2. Ability to modify work behaviors, adapt to change, and work effectively in various circumstances and environments.
3. Ability to listen, propose and persuade by expressing ideas and opinions in a way that is appropriate and consistent with the situation in its various aspects, and to adhere professionally to the dialogue.
4. Ability to provide high-level quality, and to professionally provide services to internal and external clients,  and meet their requirements on time according to their needs.
5. Ability to understand clients’ needs and attempt to provide necessary services to meet these needs in a professional way.
6. Ability to collect and organize various data and ideas about a particular issue and work on its analysis in order to understand its causes, predict its results, and make logical decisions about them.