مسؤول مشتريات

تنفيذ أنشطة المشتريات على مستوى الهيئة، لتوحيد المنهجية المتبعة في تنفيذ تلك الأنشطة، والتحكم بالتكلفة من خلال تحقيق وفورات الحجم. إضافة إلى دعم مدير إدارة المشتريات في تطوير وتنفيذ استراتيجية المشتريات للهيئة.

المسؤوليات الإدارية

• دعم مدير إدارة المشتريات في وضع الأهداف وإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية للإدارة.

دعم مدير إدارة المشتريات في تحديد احتياجات الإدارة السنوية من القوى العاملة.

المسؤوليات التشغيلية

• المشاركة في وضع خطة مشتريات سنوية، والتي تشمل تقديرات المشتريات والتوقيت والتكلفة.
• إعداد وتحديث سجل الموردين ومزودي الخدمات المؤهلين.
• تنفيذ إجراءات المشتريات، بما في ذلك اقتراح المورد / مزود الخدمة بالتنسيق مع الإدارة الطالبة، ووفقًا للمتطلبات الفنية والمالية.
• استلام طلبات الشراء ودراساتها.
• تدقيق طلبات الشراء للتأكد من مطابقتها للأنظمة والتعليمات.
• المساعدة في إعداد المواصفات مع الجهات المستفيدة.
• الاتصال بالموردين للحصول على عروض الأسعار.
• تدقيق عروض الاسعار ومراجعتها والتأكد من مطابقتها للمواصفات.
• شراء بعض السلع مباشرة من السوق.
• متابعة الموردين وعمليات الشراء إلى ان يتم تسليم المواد للجهة الطالبة.

مساعدة مدير المشتريات في وضع وتحديث معايير ومقاييس اختيار الموردين ومزودي الخدمات

• مراقبة أداء الموردين / مزودي الخدمات وضمان أن خدمة ما بعد البيع تتماشى مع المعايير المتفق عليها.
• التأكد من تقيد الموردين ومزودي الخدمات بالمعايير والضوابط والسياسات والإجراءات ومقاييس الأداء، ومراقبة نفقات الموردين ومزودي الخدمات ودعم مسؤول العقود في صياغة عقود البائعين / الموردين.
• المشاركة في لجان فتح المظاريف البت دراسة وتحليل العطاءات وفقا للأنظمة والتعليمات.
• الإشراف على وضع استراتيجيات توفير الموارد وتنفيذها، بما في ذلك الأهداف والجداول الزمنية وخطط الموارد.
• متابعة تنفيذ الأعمال وفق الخطة والهدف المرسومة والأنظمة والتعليمات المرعية.
• تخطيط عمليات الشراء المستقبلية، ومتابعة الامتثال لأوقات التسليم المتفق عليها.
• اعتماد عقود البائعين / الموردين التي يصيغها مسؤول المشتريات.

أية مهام يُكلف بها في مجال اختصاص الإدارة.

4- مؤشرات الأداء الرئيسية

ستتم مواءمتها مع مؤشرات الأداء الاستراتيجية.

5- نقاط الاتصال والعلاقات الرئيسية

العلاقات الداخلية الرئيسية      الهدف

إدارة الميزانية والمحاسبة المالية

لجنة المشتريات

أمين المستودع

مسؤول عقود

المراجعة الداخلية    العمل عن كثب لضمان تغطية الميزانية لاحتياجات المشتريات.

التنسيق مع لجنة المشتريات لاعتماد طلبات الشراء وفقاً لمصفوفة صلاحيات الهيئة.

العمل عن كثب للحفاظ على سجلات كافة أنشطة المشتريات والعقود.

العمل عن كثب لتنسيق أنشطة المشتريات.

التعاون مع المراجعة الداخلية للتأكد من التقيد بإجراءات وقواعد المحاسبة المالية، وتحديد أية مخاطر محتملة.

العلاقات الخارجية الرئيسية    الهدف

الموردون

المراجع الخارجي    البحث عن الموردين الذين يستوفون شروط الهيئة، للحصول على أفضل العقود الممكنة.

العمل عن كثب مع المراجع الخارجي للكشف عن أنظمة المراقبة التي بها قصور والتأكد من الالتزام بالقوانين واللوائح.

الكفاءات والمهارات الفنية

الكفاءات والمهارات المستوى

1-القدرة على تطبيق القواعد والقوانين المرعية والامتثال لها وتطوير السياسات والاجراءات التي تضمن امتثال الهيئة لها.     متوسط

2-القدرة على تحديد كافة احتياجات الهيئة من مواد وخدمات ووضع خطة سنوية لمشتريات الهيئة.        متوسط

3-القدرة على تطوير وطرح المناقصات واختيار الموردين ومزودي الخدمات الأنسب لضمان توفير احتياجات الهيئة بجودة وفعّالية عالية.          متوسط

4-القدرة على إعداد وإدارة العقود مع الموردين ومزودي الخدمات ومعالجة أي تقصير من طرفهم في تنفيذ بنود وشروط العقد.           متوسط

5-القدرة على تنفيذ عمليات استلام وصرف المواد والقيام بالجرد الدوري لتحديد الفروقات في المخزون. متقدم     

6-القدرة على ادارة كافة الأنشطة المتعلقة بإدارة الوثائق والسجلات والتي تشمل فهرسة وأرشفة وترتيب واتلاف والتخلص من المستندات والوثائق المنتهية الصلاحية.            متقدم

الكفاءات والمهارات السلوكية

1-القدرة على العمل بشكل جماعي وبروح الفريق الواحد والتعاون بشكل منسجم مع أعضاء الفريق من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.  متقدم

2-القدرة على تعديل سلوكيات العمل والتكيف مع التغيير والعمل بشكل فعّال في مختلف الظروف والبيئات.          متقدم

3-القدرة على الاستماع والطرح والإقناع من خلال التعبير عن الأفكار والآراء بطريقة تتلاءم وتتوافق مع الموقف من مختلف جوانبه والامتثال بالإحترافية في الحوار.           متقدم

4-القدرة على تقديم أعلى مستويات الجودة، وتقديم الخدمات باحترافية ومهنية عالية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وتلبية متطلباتهم في الوقت المطلوب وفقاً للاحتياجات.     متقدم

5-القدرة على فهم احتياجات العملاء والسعي لتقديم الخدمات اللازمة لتلبية هذه الاحتياجات باحتراف ومهنية عالية. متقدم

6-القدرة على جمع وتنظيم البيانات والأفكار المختلفة حول مسألة معينة والعمل على تحليلها من أجل فهم مسبباتها والتنبؤ بنتائجها، واتخاذ قرارات منطقية حولها.     متقدم

أدارة اعمال