إنتهت صلاحية هذا الإعلان الوظيفي لقد إنتهت صلاحية هذا الإعلان الوظيفي و هو غير مفتوح حاليا لأي طلبات عمل.
إرفاق
وصف الوظيفة
يتولى سكرتير مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية وتنظيم الاجتماعات والجداول الزمنية وتنسيق المتطلبات اللوجستية وإعداد المراسلات لضمان التسليم في الوقت المناسب.
- الأدوار والمسؤوليات:
• إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات
• الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة
• بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين
• جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى
• الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق
• مقابلة الزوار والترحيب بهم والتأكد من توجيههم بشكل صحيح إلى الأفراد المعنيين
• الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات لضمان معالجة جميع الاستفسارات بشكل صحيح
• تشغيل المعدات المكتبية مثل آلات التصوير والفاكسات وأنظمة الهاتف والتنسيق للصيانة عند الحاجة
• التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين وإبلاغهم بانعقاد الاجتماع ووقته لضمان حضور جميع الأطراف اللازمة
• تنظيم جداول أعمال وجداول اجتماعات المدير المباشر وتنسيق المتطلبات اللوجستية لضمان توافر المستلزمات المكتبية وخدمات الضيافة اللازمة
• حضور الاجتماعات عند الحاجة، والرد على الأسئلة والطلبات، وتوثيق الحضور لإبلاغ المدير المباشر بأي متغيبين
• مراجعة وتقييم الاستفسارات الواردة من أجل تقديم الردود المناسبة وفقًا لتوجيهات المدير المباشر وتعليماته
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات وفقًا للتوجيهات باستخدام لغة مهنية مناسبة والتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان التسليم في الوقت المناسب
• تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل
المهارات
- المؤهلات والمتطلبات الوظيفية:
• بدون خبرة أو ما يصل إلى سنتين من الخبرة في مجال الخدمات الإدارية
• درجة بكالوريوس في الشؤون الإدارية أو ما يعادله
