Closed or Expired Job Posting This job posting is closed or has expired and is no longer open for applications.
Upload
Job Description
يتولى سكرتير مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية وتنظيم الاجتماعات والجداول الزمنية وتنسيق المتطلبات اللوجستية وإعداد المراسلات لضمان التسليم في الوقت المناسب.
- الأدوار والمسؤوليات:
• إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات
• الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة
• بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين
• جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى
• الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق
• مقابلة الزوار والترحيب بهم والتأكد من توجيههم بشكل صحيح إلى الأفراد المعنيين
• الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات لضمان معالجة جميع الاستفسارات بشكل صحيح
• تشغيل المعدات المكتبية مثل آلات التصوير والفاكسات وأنظمة الهاتف والتنسيق للصيانة عند الحاجة
• التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين وإبلاغهم بانعقاد الاجتماع ووقته لضمان حضور جميع الأطراف اللازمة
• تنظيم جداول أعمال وجداول اجتماعات المدير المباشر وتنسيق المتطلبات اللوجستية لضمان توافر المستلزمات المكتبية وخدمات الضيافة اللازمة
• حضور الاجتماعات عند الحاجة، والرد على الأسئلة والطلبات، وتوثيق الحضور لإبلاغ المدير المباشر بأي متغيبين
• مراجعة وتقييم الاستفسارات الواردة من أجل تقديم الردود المناسبة وفقًا لتوجيهات المدير المباشر وتعليماته
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات وفقًا للتوجيهات باستخدام لغة مهنية مناسبة والتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان التسليم في الوقت المناسب
• تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل
Skills
- المؤهلات والمتطلبات الوظيفية:
• بدون خبرة أو ما يصل إلى سنتين من الخبرة في مجال الخدمات الإدارية
• درجة بكالوريوس في الشؤون الإدارية أو ما يعادله
